n8n
Workflow-Engine
Open-Source-Plattform mit über 400 Integrationen. Läuft auf Ihrem oder unserem Hetzner-Server. Keine SaaS-Abhängigkeit, keine Per-Run-Kosten — Sie zahlen einmal für den Aufbau.
Systemintegration
Workflows, die Ihre Lücken schließen.
Sie verlieren jede Woche Stunden mit Excel-Listen, manuellem Datentransfer zwischen Systemen und Reports, die jemand am Monatsende zusammenklickt. Wir bauen die Workflows, die das übernehmen — auf Ihren Servern, mit Open-Source-Tools, ohne Abos die im Preis explodieren.
Womit Sie eigentlich bezahlen
Nicht mit Geld. Mit Stunden. Jede Woche wandern in kleinen Betrieben ganze Arbeitstage in Aufgaben, die kein Kunde je sieht: Daten von A nach B tippen, Listen abgleichen, Berichte zusammenkopieren, dieselbe Information dreimal erfassen.
Das fällt niemandem auf, weil es nie als Posten auf einer Rechnung steht. Es steht nur im Feierabend, der später anfängt.
Das Wichtigste in einem Satz: Prozessautomatisierung heißt nicht, Menschen zu ersetzen — sondern die Arbeit zu ersetzen, für die niemand eingestellt wurde.
Die Rechnung, die keiner macht
Zeit mal Lohn — mehr ist es nicht. Zwei Stunden Routine am Tag sind bei üblichen Vollkosten schnell mehrere hundert Euro pro Woche. Pro Person. Genau diese Rechnung machen wir im Erstgespräch gemeinsam, mit Ihren Zahlen statt mit Broschüren-Beispielen.
Und danach messen wir nach. Unser bestes Beispiel dafür läuft täglich: Eine halbe Stunde Tourenplanung jeden Morgen — automatisiert auf null, seit Go-Live ohne einen einzigen Übertragungsfehler. Die ganze Geschichte steht im Projekt zur Fahrtenoptimierung.
Was wir typischerweise automatisieren
- Daten-Synchronisation zwischen Systemen, die sich nicht kennen — Branchensoftware, Kalender, Buchhaltung, Excel
- Wiederkehrende Berichte, die sich selbst erstellen und verschicken
- Dokumenten-Workflows: erfassen, prüfen, ablegen, weiterleiten
- Benachrichtigungen, wenn etwas Ihre Aufmerksamkeit wirklich braucht — statt Dauerkontrolle
Was nicht auf der Liste steht, ist deshalb nicht unmöglich. Die ehrliche Antwort, ob sich etwas lohnt, gibt es kostenlos im Erstgespräch — auch wenn sie „lohnt sich nicht” lautet.
So sieht das konkret aus
Beispiel Übergabe-Routine. Informationen aus dem Tagesgeschäft werden abends automatisch zusammengeführt, geprüft und als fertige Übergabe bereitgestellt — statt dass jemand eine halbe Stunde tippt.
Beispiel Bestell-Abgleich. Eingehende Bestellungen landen strukturiert im System, Bestände werden geprüft, Abweichungen gemeldet. Der Mensch entscheidet, die Maschine tippt.
Was kostet das?
Ein erster, klar umrissener Workflow — etwa die Übergabe-Routine von oben — beginnt bei 1.500 €. Was Ihr konkretes Vorhaben kostet, steht nach dem Erstgespräch als Festpreis fest, nie als offene Stundenabrechnung.
Warum ausgerechnet wir
Wir automatisieren nichts, was wir nicht selbst betreiben. Unsere Workflows laufen produktiv in der ambulanten Pflege — jeden Tag, mit echten Daten, von der Tourenplanung bis zur Abrechnungsvorbereitung. Wenn wir sagen „das funktioniert”, meinen wir: bei uns läuft es bereits.
Auslöser
n8n-Workflow
Systeme synchron
Erledigt-Meldung
So läuft eine Automatisierung — vereinfacht.
So läuft das ab
Fünf Schritte. Kein offenes Ende.
- 01 Schritt 1
Kostenloses Erstgespräch
Wir hören zu. Was läuft? Was nervt? Wo geht Zeit verloren? Sie müssen nichts vorbereiten. Wir stellen Fragen, Sie antworten ehrlich. Am Ende wissen Sie, ob wir zueinander passen.
- 02 Schritt 2
Festpreis-Angebot
Sobald wir Ihre Systeme und Anforderungen kennen, bekommen Sie ein konkretes Festpreis-Angebot. Sie wissen vorher, was es kostet — kein 'ab' und kein 'circa'.
- 03 Schritt 3
Umsetzung
Wir bauen die Workflows auf einem Server, der Ihnen gehört oder den wir für Sie betreiben. Updates sehen Sie wöchentlich, Fragen klären wir laufend. Kein 'wir melden uns dann mal'.
- 04 Schritt 4
Übergabe und Schulung
Sie bekommen eine kurze Einweisung, wie Sie die Workflows selbst beobachten und einfache Anpassungen vornehmen können. Dokumentation auf Deutsch, mit Bildern.
- 05 Schritt 5
Wartung — optional
Wenn Sie wollen, übernehmen wir Monitoring, Updates und kleinere Anpassungen. Wer das nicht braucht, zahlt es nicht.
Stack
Was wirklich läuft.
n8n als Workflow-Engine, Hetzner als Heimat, PostgreSQL als Datenlager. Für KI-Workflows kommt die Claude API dazu — nur wo sie echten Mehrwert bringt, nie als Pflichtbestandteil.
PostgreSQL
Persistenz
Für alles, was zwischen Workflow-Läufen gespeichert werden muss. ACID-konform, robust, bewährt seit 25 Jahren. Backup nach Hetzner-Storage-Box, verschlüsselt.
Hetzner
Hosting
Deutsche Rechenzentren, DSGVO-konform ohne juristische Verrenkungen. Ihre Daten bleiben in Deutschland. Standard-Setup: Ubuntu LTS, UFW + Fail2Ban gehärtet.
Claude API
KI-Workflows
Für Klassifikation, Extraktion und Zusammenfassung in Dokumenten-Workflows. AVV vorhanden, kein Training auf Kundendaten. Nur dort eingesetzt, wo KI echten Mehrwert bringt.
Ehrlich gesagt
Wann Prozessautomatisierung nicht passt.
Automatisierung ist kein Allheilmittel. Hier sind drei Konstellationen, in denen wir Ihnen von einer Beauftragung abraten würden:
-
Wenn Ihr Betrieb unter fünf Mitarbeiter hat und kaum wiederkehrende Abläufe
Automatisierung lohnt sich, wenn sich ein Prozess oft genug wiederholt. Bei sehr kleinen Betrieben ohne echte Routine-Aufgaben ist der Einmal-Aufwand größer als die Ersparnis.
-
Wenn kein direkter Entscheider erreichbar ist, der Prozesse wirklich kennt
Wir arbeiten direkt mit der Person, die Entscheidungen trifft und weiß, wie Abläufe wirklich funktionieren. Wenn das Projekt über mehrere Freigabe-Ebenen laufen muss, funktioniert unsere Arbeitsweise nicht.
-
Wenn kein konkretes Problem spürbar ist, aber Automation 'mal ausprobiert' werden soll
Ohne echten Schmerz — Datenpflege, Fehlerquellen, verlorene Zeit — entsteht kein echter Nutzen. Wir bauen Workflows, die etwas lösen, keine Demonstrations-Objekte.
Lassen Sie uns reden
Klingt das nach Ihnen?
Wir prüfen in 30 Minuten, ob und wie das für Ihren Betrieb Sinn ergibt. Kostenfrei. Kein Verkaufsgespräch.
- Persönlich mit Kevin Stein — kein Sales-Funnel.
- NDA auf Wunsch vor dem Gespräch.
- Wenn's nicht passt, sage ich es Ihnen ehrlich.
Welche Tools können Sie automatisieren?
n8n hat über 400 fertige Integrationen — von Microsoft 365 über Salesforce, HubSpot und SAP bis zu speziellen Branchen-Tools. Für alles, was eine API hat, lässt sich eine Automation bauen. Für ältere Systeme ohne API gibt es Workarounds. Im Erstgespräch klären wir, was bei Ihnen geht und was nicht.
Wie genau bestimmen Sie den Festpreis?
Im Erstgespräch besprechen wir Ihre Systeme, Anforderungen und Zielsetzung. Auf Basis dieser Informationen schätzen wir den Aufwand ab und nennen einen Festpreis. Bei einfacheren Projekten geht das direkt nach dem Gespräch, bei komplexeren Vorhaben braucht es manchmal eine kurze technische Vorklärung — die rechnen wir transparent ab.
Was passiert, wenn ich später ohne Sie weitermachen will?
Sie behalten alles. n8n ist Open Source, die Workflows liegen auf Ihrem Server, die Daten gehören Ihnen. Keine Vertragsbindung, keine Mindestlaufzeit. Sie können einen anderen Dienstleister nehmen oder selbst weitermachen, ohne dass etwas verloren geht.
Wie sicher sind meine Daten?
Server in Deutschland, DSGVO-konform, keine US-Cloud-Anbieter im Standard-Setup. Verschlüsselung, regelmäßige Backups, klare Zugriffsregeln. Für höhere Anforderungen — Patientendaten, Personalakten — können wir das Setup entsprechend härten.
Wie lange dauert ein Projekt?
Kleine Automationen sind oft in einer Woche fertig. Mittlere Projekte brauchen ein bis zwei Wochen. Größere Vorhaben planen wir in Phasen, sodass Sie schon nach wenigen Wochen erste Workflows produktiv nutzen, auch wenn das Gesamtprojekt noch läuft.
Brauche ich technisches Know-how, um die Workflows zu nutzen?
Nein. Die Workflows laufen automatisch im Hintergrund. Wenn Sie wollen, zeigen wir Ihnen in der Übergabe, wie Sie selbst kleine Anpassungen machen können — visuell und logisch, kein Programmieren. Wenn nicht, übernehmen wir das im Wartungs-Paket.
Was wenn meine Anforderungen sich später ändern?
Workflows lassen sich anpassen — das ist einer der Vorteile gegenüber starren Standard-Lösungen. Im Wartungs-Paket sind kleinere Anpassungen enthalten. Größere Erweiterungen schätzen wir bei Bedarf separat ein, wieder mit klarem Festpreis.