n8n vs. Zapier vs. Make: Was ist DSGVO-konform für deutsche Unternehmen?

Kurzantwort: Alle drei Werkzeuge lassen sich DSGVO-konform einsetzen — der Unterschied ist, wie viel Kontrolle Sie haben und wie viel Vertragswerk Sie dafür brauchen. Zapier und Make sind Cloud-Dienste: Ihre Daten fließen durch fremde Infrastruktur, die Konformität hängt an Auftragsverarbeitungsverträgen und Transfermechanismen. n8n ist Open Source und läuft self-hosted auf einem deutschen Server: Die Daten verlassen das Haus nicht, und die Drittland-Frage stellt sich gar nicht erst. Für Betriebe, die personenbezogene oder Finanzdaten automatisieren, ist Self-Hosting der kürzeste Weg zur sauberen Antwort.

Wichtig vorweg: Das hier ist ein Praxisvergleich, keine Rechtsberatung. Und er kommt von jemandem, der eine n8n-Agentur betreibt — wir legen unsere Perspektive offen, statt sie zu verstecken. Gerade deshalb sagen wir auch klar, wann die anderen beiden die bessere Wahl sind.

Die drei Modelle im Überblick

• Zapier — der Cloud-Pionier: riesige App-Bibliothek, sehr schneller Einstieg, Abrechnung nach Aufgaben-Volumen, Verarbeitung in fremder Cloud-Infrastruktur.
• Make — der visuelle Baukasten: mächtigere Logik als Zapier, ebenfalls Cloud-Dienst mit volumenbasierter Abrechnung.
• n8n — der Selbstbetreiber: Open Source, läuft auf Ihrem Server, komplexe Logik und eigene Code-Schritte, Kosten unabhängig vom Ausführungsvolumen.

Worauf es bei der DSGVO wirklich ankommt

Nicht „erlaubt oder verboten” — sondern „wie viel Aufwand für wie viel Kontrolle”. Bei Cloud-Diensten brauchen Sie einen Auftragsverarbeitungsvertrag, müssen den Datenstandort und mögliche Drittlandtransfers prüfen und das Ergebnis dokumentieren. Das ist machbar — Tausende Unternehmen tun es. Es ist nur Arbeit, die bei jedem Audit und jeder Kundenfrage wieder auf dem Tisch liegt.

Beim Self-Hosting dreht sich die Frage um: Die Daten bleiben auf Ihrem Server in Deutschland, und die Antwort auf „Wo liegen unsere Daten?” ist ein Satz statt eines Ordners. Dafür tragen Sie die Verantwortung für den Betrieb — Updates, Härtung, Backups. Genau das ist der Teil, den eine Agentur übernimmt.

Der ehrliche Kostenvergleich

Cloud-Dienste rechnen nach Volumen: Je öfter Ihre Workflows laufen, desto teurer wird es — dauerhaft. Bei n8n zahlen Sie den Server (wenige Euro im Monat) und einmal den Aufbau; ob ein Workflow zehnmal oder zehntausendmal läuft, ändert nichts. Konkret aus unserer Praxis: Setup einer gehärteten n8n-Instanz 800 bis 2.000 € einmalig, Server 4 bis 6 € im Monat, Wartung 80 bis 150 € im Monat — keine Kosten pro Ausführung.

Die Faustregel: Bei wenigen Dutzend Ausführungen im Monat gewinnt die Cloud. Ab Tausenden gewinnt Self-Hosting — deutlich.

Wann Zapier oder Make die bessere Wahl sind

• Sie verbinden genau zwei Standard-Apps und wollen es heute Nachmittag erledigt haben
• Es fließen keine personenbezogenen oder sensiblen Daten
• Niemand im Haus will je einen Server sehen — auch keinen betreuten

Das sagen wir auch im Erstgespräch so — Ehrlichkeit ist billiger als ein enttäuschtes Projekt.

Wann n8n gewinnt

• Personenbezogene, Gesundheits- oder Finanzdaten im Spiel
• Hohes oder wachsendes Ausführungsvolumen
• Eigene Logik, Verzweigungen, Code-Schritte — wo Baukästen aufgeben
• Unabhängigkeit: Open Source heißt, niemand diktiert Preise oder schaltet den Dienst ab

Wie das in der Praxis aussieht, steht auf unserer Seite zur n8n-Agentur — inklusive der Frage, was wir als Betreiber übernehmen.

Häufige Fragen