E-Rechnung-Pflicht: Was Mittelständler jetzt tun müssen

Kurzantwort: Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes deutsche Unternehmen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können — ein E-Mail-Postfach genügt dafür formal, ein Prozess dahinter nicht. Das Ausstellen wird stufenweise Pflicht: ab 2027 für Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz, ab 2028 für alle. Und wichtig: Ein normales PDF ist keine E-Rechnung — Pflicht sind strukturierte Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD.

Dieser Artikel ist der Praxis-Überblick, keine Steuer- oder Rechtsberatung — die Details für Ihren Einzelfall klärt Ihr Steuerberater. Was Sie hier bekommen: die Fristen, die Ausnahmen, den Unterschied zwischen PDF und E-Rechnung, und den Grund, warum diese Pflicht die beste Automatisierungs-Gelegenheit seit Jahren ist.

Der Zeitplan

• Seit 1. Januar 2025: Empfangspflicht für alle Unternehmen im B2B-Geschäft. Wer eine XRechnung bekommt, muss sie annehmen und verarbeiten können.
• Übergangsphase bis Ende 2026: Papier- und (mit Zustimmung des Empfängers) einfache PDF-Rechnungen dürfen noch ausgestellt werden.
• Ab 1. Januar 2027: Ausstellungspflicht für Unternehmen mit mehr als 800.000 € Umsatz im Vorjahr.
• Ab 1. Januar 2028: Ausstellungspflicht für alle B2B-Umsätze zwischen inländischen Unternehmen.

Ausnahmen gibt es unter anderem für Kleinbetragsrechnungen bis 250 €, Fahrausweise und bestimmte steuerfreie Leistungen; Kleinunternehmer sind von der Ausstellungspflicht ausgenommen, müssen aber empfangen können. Welche Ausnahme auf Sie zutrifft: Steuerberater fragen.

PDF ist keine E-Rechnung

Der häufigste Irrtum. Eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes ist ein strukturierter Datensatz nach europäischer Norm — eine Datei, die Maschinen lesen, prüfen und verbuchen können. Die zwei gängigen Formate:

• XRechnung — reines Datenformat (XML), der Standard vor allem für öffentliche Auftraggeber
• ZUGFeRD — das Hybrid: ein PDF zum Anschauen mit eingebetteten Strukturdaten für die Maschine

Ein eingescanntes Papier oder ein normales Rechnungs-PDF erfüllt die Pflicht ab 2027/2028 nicht.

Was Sie jetzt konkret tun sollten

1. Empfang prüfen. Können Ihre Prozesse eine XRechnung heute annehmen, lesen und archivieren — oder landet sie als kryptischer Anhang im Postfach und bleibt liegen?
2. Software fragen. Die meisten aktuellen Buchhaltungslösungen können E-Rechnung bereits — die Frage ist, ob Ihr Prozess drumherum es auch kann.
3. Ausgangsseite terminieren. Wer 2027 unter die Pflicht fällt, sollte 2026 umstellen — nicht im Dezember.
4. Die Gelegenheit nutzen. Und das ist der eigentliche Punkt:

Die Pflicht ist eine getarnte Chance

Strukturierte Rechnungen sind der Rohstoff, auf den Automatisierung gewartet hat. Was bisher eine KI aus einem PDF herauslesen musste, liegt in einer E-Rechnung bereits als saubere Daten vor: Betrag, Positionen, Lieferant, Fälligkeit — maschinenlesbar ab Sekunde eins. Prüfung, Freigabe-Routing, Übergabe an die Buchhaltung, Zahlungsabgleich: alles wird einfacher, schneller, fehlerärmer.

Wer die Umstellung ohnehin anfassen muss, sollte sie nicht als Compliance-Häkchen bauen, sondern als Fundament. Wie so eine Strecke aussieht — vom Eingang bis zur fertigen Übergabe — zeigen wir auf der Seite zur Finanz-Automatisierung; die Kosten dafür stehen offen in unserer Preisübersicht.

Häufige Fragen