Branchenplattform für die ambulante Pflege

Ausgangslage

Ein ambulanter Pflegedienst mit rund 40 Mitarbeitenden, und ein Alltag, den viele Betriebe kennen: Die Einsatzplanung lebte in Insellösungen, Leistungsnachweise wanderten auf Papier, die Abrechnung war ein Monatsend-Marathon aus Zusammensuchen und Abtippen. Jede Information existierte mehrfach — und keine Version war ganz aktuell.

Standardsoftware hätte Teile davon gelöst und neue Brüche geschaffen. Also haben wir das gebaut, was fehlte: ein System, das den ganzen Weg kennt.

Das Wichtigste in einem Satz: Vom Dienstplan bis zur abrechnungsfertigen Unterlage — ein Datenstand, eine Plattform, keine Zettel dazwischen.

Was die Plattform kann

• Einsatz- und Tourenplanung mit Qualifikationen, Zeitfenstern und Abwesenheiten
• Mitarbeiter-App für unterwegs: Tagesplan, Termine, Dokumentation, Krank- und Urlaubsmeldungen
• Digitale Leistungsnachweise mit vollem Lebenszyklus — von „offen” bis „abgerechnet”
• Abrechnungsvorbereitung für Kranken- und Pflegekassen: geprüfte, einreichungsfertige Unterlagen
• Kilometer-Berechnung je Einsatz, inklusive Begründungslogik
• Arbeitszeit- und Stundenberechnung als Grundlage der Lohnvorbereitung
• Patienten-Stammdaten mit Kostenträgern, Pflegegraden und Bezugspersonen
• Controlling aus Mitarbeiter-, Team- und Patienten-Perspektive

Der Planungs-Teil: Jeder Morgen beginnt fertig

Aus Stammdaten, Abwesenheiten und Regeln entstehen die Einsätze — die Touren landen direkt bei den Mitarbeitenden auf dem Gerät. Fällt jemand aus, wird umgeplant statt herumtelefoniert.

Der Abrechnungs-Teil: Vom Nachweis zur fertigen Unterlage

Das Herzstück. Leistungsnachweise entstehen digital im Alltag und durchlaufen einen sauberen Lebenszyklus: offen, fertig, eingereicht, abgerechnet — jederzeit sichtbar, wo jeder Nachweis steht. Am Monatsende werden aus geprüften Nachweisen abrechnungsfertige Unterlagen. Aus zwei Tagen Zusammensuchen wird eine Kontrollrunde. Wie wir dieselbe Strecke für andere Betriebe bauen, steht auf der Seite Finanz-Automatisierung.

Der Unterbau

Gebaut wie ein Produkt, nicht wie ein Provisorium. React und TypeScript im Frontend, Directus und PostgreSQL als Datenfundament, n8n für die Automatisierung dazwischen — alles auf deutschen Servern, alles Open Source, alles erweiterbar. Dieselben Werkzeuge, die wir auf jeder Leistungsseite anbieten, hier im Vollausbau.

Status und was das beweist

Die Plattform läuft produktiv, im echten Alltag, mit echten Daten. Sie beweist das, was ein einzelner Workflow nicht beweisen kann: Wir können nicht nur automatisieren — wir können Systeme bauen, die einen ganzen Betrieb tragen. Anonymisierte Einblicke zeigen wir gern im Gespräch.